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档案数字化管理,俨然成为一个失密“大坑

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导读:档案数字化:利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等,将传统介质文件资料和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。
 
随着档案数字化工作的推进,保密行政管理部门在案件查处工作中发现,机关单位因该项工作而致失泄密的情况屡屡发生。数字化时代的档案管理,俨然成为一个“大坑”。
 
北京神州明达
 
保密要求
 
1、涉及到涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行,要保证监控设备完善,并派专人全程监管。
 
2、对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施,禁止接入互联网。
 
前车之鉴
 
按照流程,档案数字化工作可以分为生成、流转、存储、利用等环节,每个环节都有失泄密隐患:
 
违规外包扫描
 
2014年4月,承担某部档案数字化工作的甲公司员工何某,因担心以前由乙公司(在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作)扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取会遇到问题,便私自将全部原始数据备份保存在档案服务器上,准备运行正常后删除。2014年4月档案管理软件升级后,系统中的图片文件需重新进行统一命名后才能正常使用,何某在帮助修改涉密扫描件文件名时,违规在连接互联网计算机上操作,且修改完成后忘记及时删除,导致泄密。
 
资料流转不登记
 
2016年8月,有关部门在工作中发现,1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。经查,发布者系某省档案局服务人员孙某,该局在当年的档案数字化工作中,因现场工作人员疏忽,对原始纸质档案资料进行拆封扫描后未加以检查,导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关,遂将其拍下发在家庭微信群中,造成泄密。
 
存储载体丢失
 
2015年12月,某市档案局工作人员发现,在某项档案数字化工作结束后,存储档案数据的1个移动硬盘下落不明,随即向有关部门报告。随后,该省保密局对备份数据进行密级鉴定,移动硬盘中的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。
 
违规复制扩散
 
2002年12月,有关部门发现,2份秘密级档案资料正在通过互联网电子邮件传递。经查,发件人系某州档案局职工李某。因好友印某和刀某以写论文为由索要资料,李某便在档案局系统中搜罗了7份相关档案(其中包括2份秘密级国家秘密),将之擅自导出至非涉密电脑,通过互联网电子邮箱传递给印某,印某又转发给刀某,最终造成泄密。
 
神州明达
 
案件寻因
 
1.外包监管严重缺位。有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查,当起了“甩手掌柜”,对数字化工作的场所、过程、设备缺乏监管,使国家秘密处于危险境地。
 
2.工作人员缺乏“两识”。复制和传播数字化档案资料简单便捷,而且容易清除痕迹,有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用,便“监守自盗”,最终导致泄密。
 
3.成果流转“予取予求”。对原始档案的出库、入库、拆封和复原等环节没有交接手续,也不逐卷核对,给“有心之人”提供了可乘之机;对已完成数字化的档案资料缺乏严密管理,没有建立相关台账,为违规和泄密行为留下实施空间。
 

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